資助學校採購程序指引解讀
教育局指引嘅口頭報價/書面報價/招標三級門檻($50,000/$200,000)、五名供應商要求、12 個月累積計法,學校行政必讀。
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指引背景:邊個要跟?
教育局《資助學校採購程序指引》適用於資助學校(包括按位津貼學校), 最新版本於 2025 年 10 月更新。指引唔係求其參考——學校攞政府津貼, 採購程序係外評同審計嘅必查項目,程序唔妥當,校長同校董會都要孭鑊。
直資、私立學校雖然唔受呢份指引直接約束,但辦學團體通常都有類似內部要求, 呢篇嘅程序框架一樣用得著。
三級門檻表($50,000/$200,000)
| 採購價值(12 個月累積) | 程序 | 供應商數目 |
|---|---|---|
| $50,000 或以下 | 口頭報價 | 按指引酌情 |
| $50,001 至 $200,000 | 書面報價 | 邀請至少 5 名供應商 |
| 超過 $200,000 | 招標 | 邀請至少 5 名供應商 |
四大原則:公平、申報、分工、保密
- 公平原則 — 所有供應商收到相同資訊、相同限期,唔可以俾任何一方「貼士」;
- 利益衝突申報 — 同供應商有親屬或財務關係,申報 + 避席;
- 適當分工 — 邀請報價、開標、驗收、付款由唔同人負責,單人包辦全程係大忌;
- 資料保密 — 報價/標書資料喺截止前後都要保密,開標前唔可以透露俾其他投標者。
背後仲有《防止賄賂條例》呢把刀 —— 收供應商好處,無論影唔影響決定,都可能已經犯法。
書面報價/招標實務流程
- 訂明採購規格同評審準則(價格以外,可包括交貨期、保養、往績);
- 發出邀請 — 書面報價單/招標文件,列明截止日期時間;
- 接收 — 密封回標,截止後先開;遲交唔接受;
- 開標 — 至少兩名獲授權人員一齊開,即場記錄;
- 評審 — 按預定準則,唔係「最平自動贏」,但唔揀最平要書面解釋;
- 批核 — 按學校授權層級(金額越大,批核層級越高);
- 通知結果 + 存檔 — 全部報價/標書、評審紀錄保存備查。
審計常捉嘅五個伏位
- 斬件避門檻(12 個月累積計!);
- 長期只邀同一批「相熟」供應商,冇擴大競爭;
- 唔夠五名供應商但冇記錄原因、冇事先批准;
- 揀咗非最低報價但冇書面理由;
- 開標/評審得一個人做晒,冇分工。
點樣接觸更多供應商
「揾唔夠五個」好多時唔係市場冇供應商,而係學校接觸面窄。實用做法:
- 喺網上平台免費刊登採購需求,俾供應商主動報名;
- 用供應商目錄按分類搜尋經身份核實嘅供應商;
- 工程類採購可以直接查政府註冊承建商資料庫(26,000+ 間,按區按類篩選);
- 參考其他學校嘅招標通告,睇吓同類項目市場有邊啲承辦商投開。
常見問題
邀請唔到五名供應商報價點算?
指引容許例外,但要把原因記錄在案,並事先取得校董會/法團校董會批准。實務上更好嘅做法係擴大接觸面——喺網上平台公開刊登採購需求,俾更多供應商主動搵上門,五名嘅要求自然容易達到。
$50,000 同 $200,000 門檻係一次過計定累積計?
以 12 個月內同一類項目嘅累積價值計算。即係話唔可以將一張 $300,000 嘅單斬開幾張細單去避開招標要求——呢種「斬件」係審計最常捉嘅問題。
報價同招標有乜分別?
書面報價(quotation)程序較簡單,適用於 $50,001 至 $200,000 嘅採購;招標(tender)有正式標書文件、密封投標、開標程序,適用於超過 $200,000 嘅採購。兩者都要求邀請至少五名供應商。
學校可以喺邊度搵供應商?
除咗學校自己嘅供應商名單,亦可以喺網上平台公開刊登。TenderLink 為學校提供免費刊登服務,亦有經身份核實嘅供應商目錄同政府註冊承建商資料庫(26,000+ 間)可以直接搜尋。
利益衝突點處理?
參與採購嘅教職員或校董如與供應商有利益關係,須申報並避免參與相關決定。指引亦強調適當分工——邀請報價、開標、驗收付款應由不同人員負責,互相把關。
學校刊登採購,免費
喺 TenderLink 免費刊登報價邀請或招標通告,直達平台上經核實嘅供應商,輕鬆達到「至少五名」要求,並留有公開紀錄備查。
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