招標流程完全指南(出標方版)
由訂規格、邀標、開標到評標簽約 — 機構出標嘅七個步驟、招標文件應包含乜、評分制點設計,連文件保存要求。
三種採購方式:報價、招標、議價
| 方式 | 適用 | 程序重點 |
|---|---|---|
| 口頭/書面報價 | 中細額、規格簡單 | 邀請多名供應商書面報價,比較後批核 |
| 公開招標 | 大額、工程類、受規管採購 | 正式標書 + 密封投標 + 公開開標 + 評分 |
| 議價 | 獨家供應等極特殊情況 | 書面記錄原因 + 更高層批核 |
幾時必須招標,睇返你機構身份:法團有《建築物管理條例》門檻、 資助學校有教育局指引門檻, NGO 就睇資助機構(如社署)嘅規定同機構內部授權表。
招標七步流程(出標方)
- 需求定義 — 買乜、幾多、幾時要、預算範圍;規格寫得清楚,標書先有得直接比較;
- 擬備招標文件 — 規格、條款、評分準則、遞交方式同截止時間;
- 刊登邀標 — 多渠道公開(自家網站/平台/報章),覆蓋面越闊競爭越好;
- 解答查詢 — 簡介會/書面答問;任何補充資料要同時發俾所有投標者;
- 收標開標 — 密封收標,截止後由至少兩人一齊開標即場記錄;
- 評標批核 — 按預定準則評分,按授權層級批核;
- 簽約通知 — 通知中標及落選者,簽約,全套文件存檔。
招標文件應該包含乜
評標:價格以外仲睇乜
| 評分維度 | 常見比重 | 評緊乜 |
|---|---|---|
| 價格 | 50–70% | 總價、單價合理性、有冇異常低標 |
| 技術方案 | 15–30% | 施工/服務方法、時間表、人手安排 |
| 往績與資歷 | 10–20% | 同類項目經驗、註冊資歷、推薦信 |
| 保養及支援 | 5–15% | 保養期長短、回應時間承諾 |
異常低標要特別小心——低於成本嘅標,中咗都可能爛尾或者中途加價。 評分制俾你名正言順唔揀佢,但理由要寫低。
紀錄保存:做俾邊個睇?
全套招標紀錄(招標文件、全部標書、開標紀錄、評分表、批核紀錄)要妥善保存。 睇嘅人包括:業主/會員(法團)、審計師同教育局(學校)、資助機構(NGO)、 仲有出事嗰陣嘅投訴人同執法機構。程序做得正,呢啲紀錄就係你嘅保護罩; 做得求其,就係證據。
喺公開平台刊登招標仲有個附帶好處:刊登紀錄本身就係「已公開邀標」嘅客觀證明。
常見問題
報價、招標、議價有乜分別?
報價(quotation)程序較輕,適合中細額採購;招標(tender)有正式標書、密封投標同開標程序,適合大額或複雜採購;議價(direct negotiation)只應喺極特殊情況(如獨家供應)先用,而且要書面記錄原因。金額越大,越應該行正式招標。
邀標期要幾長先合理?
視乎項目複雜程度:簡單物資採購一至兩星期,一般工程兩至四星期,大型維修連現場視察應該預四星期以上。邀標期太短會令供應商冇時間認真計價,變相收窄競爭,亦容易俾人質疑程序公正性。
評分制點設計先算公道?
常見做法係價格佔 50-70%、技術/質素佔 30-50%,評分準則喺招標文件預先公開。關鍵係準則要喺開標前寫死,唔可以開完標先度身訂造。全部評分表要保存,俾落選者查詢時有根有據。
可唔可以唔揀最平嗰個?
可以,但要有書面理由——例如最低標明顯低於成本(爛標風險)、規格不符、往績有問題。評分制本身已經俾到你唔齋睇價嘅框架;純鬥平反而係圍標同爛尾嘅溫床。
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