出標方指南學校招標文件點寫:逐節內容與參考寫法
學校出報價邀請或招標文件時,一份完整標書應該有咩章節?規格、報價表、投標者資格、截標與遞交、評審準則、防賄申報、不合謀聲明、個人資料收集 —— 逐節附參考寫法,可直接取用再按校情調整。
本文目錄
一份學校標書包括咩
學校出報價邀請或招標文件,最常見嘅難題唔係「用邊個範本」,而係「有冇寫漏」。 規格寫得含糊,收返嚟五個報價其實唔可比;評審準則冇寫低,事後解釋點解唔揀最平就好被動; 遞交方式寫唔清,開標紀錄就企唔穩。
根據我哋對本地學校採購文件嘅研究,一份完整嘅學校招標文件大致由下面十二節組成。 每節下面都有參考寫法, 可以直接複製到你嘅文件再按校情調整 —— 方括號［ ］係要填嘅位。 每個方塊右上角有「複製」掣, 撳一下就可以貼落 Word 或 Google Docs。
① 邀請函／文件首頁
學校名稱、採購項目名稱、文件編號、性質(書面報價邀請定招標)、截標日期時間,以及一句概述。投標者第一眼要知道呢份文件係關於乜、幾時要交。
參考寫法
［學校名稱］現邀請合資格供應商就「［項目名稱］」提交［書面報價／投標書］。
文件編號：［ ］ 截止日期及時間：［YYYY年M月D日］下午［ ］時［ ］分
本文件包括投標者資格、服務／貨品規格、報價表、評審準則及有關聲明。有意者請按第［ ］節所述方式，於上述截止時間前遞交。逾時遞交者，本校不予受理。
要調整嘅地方: 如果採購金額喺書面報價層級($50,000 以上至 $200,000),用「書面報價邀請」;超過 $200,000 用「招標」,兩者程序唔同,文件標題唔好用錯。
② 服務或貨品規格
要買嘅嘢本身:數量、規格、地點、時間表、質量標準、驗收方法。呢一節寫得含糊,收返嚟嘅報價就唔可比 —— 一間報高級料、一間報最低標準,價錢差一截但你冇得比。
參考寫法
2.1 服務／供應範圍：［逐項列明項目、數量、單位、規格］
2.2 服務地點：［校舍地址／指定樓層或場地］
2.3 服務期／交付期：由［YYYY年M月D日］至［YYYY年M月D日］，或按本校書面通知之日程。
2.4 質量要求：所供應之貨品／服務須符合［適用標準或牌照要求］，並須為全新及未經使用者(如適用)。
2.5 驗收：貨品／服務交付後，由本校指定人員按上述規格檢驗；不符合規格者，供應商須於本校書面通知後［ ］個工作天內免費更換或重做。
要調整嘅地方: 工程類要加埋工作時間限制(例如只可喺非上課時間施工)、噪音同安全要求;涉及學生嘅服務要加人員資格同背景要求。
③ 投標者資格要求
邊啲人先入到閘:商業登記、相關牌照或註冊、經驗年資、保險。呢一節係第一層篩選,寫清楚可以慳返好多評標時間。
參考寫法
3.1 投標者須持有有效商業登記證。
3.2 投標者須持有進行本項目所需之有效牌照或註冊［例：屋宇署註冊小型工程承建商／機電工程署註冊電業承辦商／消防處註冊消防裝置承辦商／食物環境衞生署食物業牌照］，並須於遞交文件時附上副本。
3.3 投標者須具備［ ］年或以上同類項目經驗，並須提供近［ ］年之同類服務紀錄。
3.4 投標者須備有有效之第三者責任保險及僱員補償保險，保額不少於法例要求，並於獲聘後向本校提交保單副本。
要調整嘅地方: 牌照要求要對準工程性質 —— 寫錯類別會篩走做得嘅人、放行做唔到嘅人。唔清楚邊類牌照做得,可以查我哋嘅規例速查同承建商名錄。
④ 報價表
一張結構固定嘅表,列明每個項目、單位、數量,由供應商填單價同總價。強制大家用同一張表,先至比得到;任由對方自由報價單,評標時就要人手轉換格式,好易出錯兼被質疑不公。
參考寫法
投標者須按下表填報價格，並於每頁簽署及蓋公司印。表內所列數量僅供報價比較之用，實際數量以本校書面確認為準。
報價須為港幣，並已包括所有稅項、運輸、安裝、清理及其他一切費用；本校不會另行支付任何未列明之費用。
報價有效期：自截止遞交日期起計［ ］天內有效。
要調整嘅地方: 表格本身建議設「項目／規格／單位／數量／單價／總價」六欄,並喺最底加「總計」一行。如有可選項目,另設一節分開報價,唔好同必要項目撈埋。
⑤ 截標日期與遞交方式
截止日期同時間(精確到幾點)、遞交地點、密封信封點標示、遲交點處理。教育局程序要求密封回標、截止後先開 —— 遞交方式寫唔清,就會有人電郵、有人放門口,開標紀錄企唔穩。
參考寫法
5.1 所有報價／投標文件須以密封信封遞交，信封面須註明「［項目名稱］」及文件編號，不得顯示投標者名稱。
5.2 遞交方式：親身送達或郵寄至［學校地址］，並須於截止日期及時間前送達本校。以郵遞方式遞交者，郵戳日期不作實際送達日期計算。
5.3 逾期送達之文件，本校一概不予受理。
5.4 所有已遞交之文件於截止時間前均予密封保存，並於截止後由本校指定人員按既定程序開啟。
要調整嘅地方: 如接受電郵遞交,要訂明專用電郵地址、檔案格式同容量上限,並講明系統收件時間為準。不過涉及較大金額嘅招標,一般仍以密封信封為妥。
⑥ 評審準則
價格以外嘅考慮(經驗、往績、人手、交付期、保養)同各自比重。教育局程序容許唔揀最低價,但要有書面理由 —— 事先冇寫準則,事後嘅解釋就顯得似補飛。
參考寫法
6.1 本校將按下列準則綜合評審，並非必然接納報價最低者：
(a) 價格 ［ ］% (b) 同類項目經驗及往績 ［ ］%
(c) 服務安排／人手編配 ［ ］% (d) 交付期或服務時間配合 ［ ］%
(e) 售後服務及保養安排 ［ ］%
6.2 本校保留不接納任何報價／投標書之權利，亦不一定接納最低價者。
6.3 評審結果由本校按既定授權層級批核，並記錄在案。
要調整嘅地方: 比重加埋要 100%。細額、規格單一嘅採購,用「價格為主」都可以,但都應該寫低;唔好留白等事後先解釋。超過 $200,000 嘅採購,批核須經標書批核委員會 —— 見資助學校採購程序指引解讀。
⑦ 合約條款要點
合約期、續約或終止條件、付款安排及時間、違約處理、可否分包。投標時見唔到條款,中標後先發現付款期或罰則唔接受,就會拉鋸。
參考寫法
7.1 合約期：由［YYYY年M月D日］至［YYYY年M月D日］。本校可按服務表現，於合約期滿前以書面通知按原有條款續約［ ］年。
7.2 付款：本校於收妥發票並確認服務／貨品符合規格後［ ］天內付款。
7.3 終止：任何一方可於［ ］天前以書面通知終止合約；如承辦商嚴重違反合約條款，本校可即時終止，並保留追討損失之權利。
7.4 分包：未經本校事先書面同意，承辦商不得將本合約任何部分分判予第三者。
要調整嘅地方: 服務類合約要加服務水平同罰則(例如逾時到場、缺勤扣款);工程類要加保養期同保固責任。條款寫得太辣會嚇走供應商,寫得太鬆就冇保障 —— 按項目風險拿捏。
⑧ 防止賄賂與利益申報
《防止賄賂條例》嘅提醒、供應商不得提供利益、校方人員利益申報安排。學校收政府津貼,採購係審計必查項 —— 呢一節唔止係門面。
參考寫法
8.1 投標者及其僱員、代理人不得向本校任何校董、教職員或其家屬提供任何利益(包括金錢、禮物、佣金、貸款、款待或其他好處)，以求獲得本項目或任何優待。
8.2 投標者如作出上述行為，本校有權即時取消其投標資格或終止已批出之合約，並保留追討損失及轉介執法機關之權利。
8.3 本校參與本項採購之人員如與任何投標者有親屬、財務或其他可能影響公正之關係，須予申報，並不得參與有關評審及決定。
要調整嘅地方: 呢一節幾乎所有採購都應該有,無論金額大細。廉政公署有為學校而設嘅防貪資源,可以按校本情況再補充。
⑨ 不合謀投標聲明
投標者聲明冇同其他投標者串通議價、分配中標或互相補價。加一段聲明成本近乎零,但一旦懷疑圍標,呢段字就係書面憑據。
參考寫法
9.1 投標者聲明：本報價／投標書乃獨立擬備，並未與任何其他投標者或潛在投標者就價格、條款或是否參與本項目作出任何形式之溝通、協議或安排。
9.2 投標者未曾要求或促使任何其他人士提交陪標、抬價或掩護性報價。
9.3 投標者明白，如發現有合謀行為，本校可即時取消其投標資格或終止合約，並可轉介競爭事務委員會或其他有關機關處理。
簽署：＿＿＿＿＿ 職銜：＿＿＿＿＿ 公司名稱及印章：＿＿＿＿＿ 日期：＿＿＿＿＿
要調整嘅地方: 呢一節建議做成獨立一頁、要求簽署蓋章 —— 夾雜喺其他條款中間,投標者可以話「冇為意」。
⑩ 保密條款
投標內容保密、校方資料不得外洩、學生個人資料處理限制。涉及學生資料嘅服務(校車、午膳、資訊科技)尤其重要 —— 呢類合約一旦洩漏,責任會追返學校。
參考寫法
10.1 投標者就本項目所獲得之一切資料，包括本校營運資料、學生及家長資料，均須嚴格保密，不得向第三者披露或作本項目以外之用途。
10.2 承辦商須確保其僱員及分判商同樣遵守上述保密責任。
10.3 合約終止或完結後，承辦商須按本校指示交還或銷毀所有載有本校資料之文件及電子檔案，並書面確認。
10.4 上述責任於合約終止後繼續有效。
要調整嘅地方: 如服務會接觸學生個人資料,應同時要求承辦商說明資料儲存位置、存取權限同保安措施。
⑪ 個人資料收集聲明
收集供應商及其員工個人資料嘅目的、用途、保存期同查閱途徑 ——《個人資料(私隱)條例》下嘅收集聲明。招標一定會收到聯絡人資料,呢一節唔應該慳。
參考寫法
11.1 本校收集投標者提供之個人資料(包括聯絡人姓名、職銜、電話及電郵)，僅用於處理本項採購、聯絡、評審及其後之合約管理。
11.2 有關資料只供本校獲授權人員查閱，除法例要求或獲當事人同意外，不會轉交第三者。
11.3 資料於本項採購及相關合約完結後，按本校紀錄保存政策保存，其後銷毀。
11.4 當事人有權要求查閱及更正其個人資料，可書面向本校［職銜］提出。
要調整嘅地方: 保存期應同學校本身嘅紀錄保存政策一致,唔好隨便寫一個年期。
⑫ 查詢方法
負責同事、電話電郵、可查詢時段。較嚴謹嘅會訂明所有查詢須書面提出,並將答覆一併發給全部投標者 —— 呢句係公平原則嘅實際操作。
參考寫法
12.1 有關本文件之查詢，請於［YYYY年M月D日］前以書面(電郵：［ ］)向本校［職銜］提出。
12.2 本校就任何查詢所作之澄清或補充，將以書面形式一併發送予所有已索取本文件之投標者，並構成本文件之一部分。
12.3 任何口頭回覆均不構成對本文件之修改。
要調整嘅地方: 「一併發送予所有投標者」係關鍵 —— 冇咗呢句,同一條問題只答咗一間,就係資訊不對等,亦係日後被質疑不公嘅常見起點。
按採購金額調整深度
唔係每次採購都要寫齊十二節。金額愈大、合約期愈長、愈接觸到學生,就愈應該寫得完整。
| 採購層級 | 建議至少包括 |
|---|---|
| $5,000 以上至 $50,000(兩個口頭報價) | ②規格、④報價、⑤截標與遞交、⑫查詢 —— 一頁紙已經夠 |
| $50,000 以上至 $200,000(五個書面報價) | 上述 + ③投標者資格、⑥評審準則、⑧防賄申報、⑪個人資料 |
| $200,000 以上(五名供應商投標) | 十二節寫齊,並須經標書批核委員會批核;涉及學生資料或長期服務者,⑦合約條款同⑩保密尤其唔好慳 |
寫完之後
- 對返金額層級 —— 兩個口頭報價、五個書面報價,定係要開標書批核委員會?見資助學校採購程序指引解讀。
- 確認投標者資格一節嘅牌照要求對得住工程性質 —— 唔清楚可以查規例速查同承建商名錄。
- 想睇同類項目實際點寫,可以參考全港學校招標通告,跟連結去原校網站睇公開文件。
- 免費刊登,擴大接觸面 ——「搵唔夠五個供應商」多數係接觸面問題,唔係市場冇人。
常見問題
呢啲參考寫法可唔可以直接用?
可以取用再按校情調整,但唔好照抄就交。方括號［ ］嘅位一定要填,而且每個項目嘅規格、服務期、比重都應該按實際情況改。呢啲寫法係一般參考,並非法律意見;涉及較大金額、較複雜嘅合約,建議先經校董會或法團校董會審視,有需要時徵詢專業意見。
細額採購都要寫足十二節?
唔使。金額細、規格單一嘅採購(例如買一批文具),規格、報價表、截標方式、防賄申報、查詢方法幾節已經足夠。金額愈大、合約期愈長、愈涉及學生,就愈應該寫齊 —— 特別係評審準則、合約條款、保密同個人資料幾節。
學校一定要用招標定可以用報價?
睇金額。按《教育局通告第 4/2013 號》,$5,000 以上至 $50,000 要最少兩個口頭報價、$50,000 以上至 $200,000 要最少五個書面報價、$200,000 以上先要邀請最少五名供應商投標,並須經標書批核委員會批核。詳見資助學校採購程序指引解讀。
有冇得下載範本檔?
本頁唔提供可下載嘅範本檔。坊間流傳嘅範本多數有版權,我哋唔會轉載;而且填空範本容易令人以為「填晒就合規」,但學校採購真正被審計捉嘅唔係格式,而係程序 —— 報價數目夠唔夠、批核層級啱唔啱、有冇 12 個月累積計。上面嘅寫法可以直接複製到你嘅文件再改。
想睇其他學校實際點寫?
可以睇本站收錄嘅全港學校招標通告,揀返同類項目(例如課程活動、資訊科技、校服簿冊、膳食服務)嘅通告,跟連結去原校網站睇公開文件。
寫好咗,免費刊登
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