《建築物管理條例》採購及招標規定

三類必須招標的採購：門檻如何計算

管委會在進行與大廈管理有關的採購前，須先評估所需開支及該項採購的性質（條例第2D及2E條）。一旦該項採購落入條例點名的三類高價值採購，管委會就必須確保該項採購已遵守相應的法定規定。

三條門檻各自獨立運作，並不是「夠20萬才計數」。民政事務總署《常見問題》問187明言，第1類大額採購、第2類大額採購及大型維修工程採購的定義「適用於所有大廈，不論大廈單位數目多寡」——單幢式大廈不會因為單位少而有另一套限額。問186亦以官方例子說明：一份合約價值600,000元、為期四年的服務合約，由於超過200,000元的法定限額，該項服務「至少屬第1類大額採購」——即計算的是合約價值本身，而不是按年攤分後的數目。

第2類的「參照款額」怎樣計，署方《常見問題》問211分三種情況說明，這一點值得逐句看清楚：（a）如在啟動日期前，大廈於對上三個已結束的財務年度內有多於一筆指明年度開支款額，取所有該等款額的平均數；只有兩筆時，就取該兩筆的平均數。（b）如只有一筆指明年度開支款額，以「啟動日期前的對上一份預算」下的建議年度開支款額為參照款額。（c）如對上三個已結束的財務年度內完全沒有任何開支款額，則以「啟動日期的所屬年度」的建議年度開支款額為參照款額。（b）和（c）指向不同的預算年度，新成立而未有開支紀錄的法團尤其要分清楚。財務年度何時開始及結束，法團可自行決定，例如採用曆年，或由法團成立日期起計的12個月。

《指南》第十章載有一個官方實例：某大廈財務年度為每年1月1日至12月31日，管委會在2025年8月1日藉決議通過一項價值$300,000的採購決定，對上三個已結束的財務年度即2022、2023及2024年，年度開支分別為$1,200,000、$1,240,000及$1,340,000，三年平均數$1,260,000即為參照款額，其20%為$252,000；由於$300,000大於$252,000，該項採購符合第2類大額採購的定義。

大型維修的門檻同樣有官方實例：某大廈有640個住宅單位、46個住宅停車位及6個住宅電單車停車位，就此定義而言不計停車位，單位總數是640；如採購價值超過$1,920萬元，且用於修理、更換、保養或改善公用部分，而並非保安、清潔或物業管理服務費，該項採購便符合大型維修工程採購的定義。

招標本身的法定要求（附表6A）

就三類採購，條例第28D、28E及28F條要求法團遵守以下指明規定：符合有關部分的工作守則；以招標承投的方式取得有關物品或服務；遵守附表6A的投標規定；以及遵守附表6B的申報規定。

《指南》列出的附表6A投標規定包括四項：招標承投的文本須清楚列明有關物品或服務的性質；在顯眼處展示招標承投的文本；不得接納在入標期限後提交的投標書；以及視乎採購價值邀請特定數目的供應商投標。官方頁面沒有訂明投標期最少須開放多少日——附表7第2部的平行條文只要求訂明「一個指明日期的指明時間」，並說明在該時間之後再不可提交投標書。

最低招標數目見下表。要留意的是，即使法團已就採購公開招標，仍須向特定數目的供應商發出招標承投——《常見問題》問191答得直接：「需要。」《工作守則》第3.1段同樣寫明，即使採取公開招標，仍須遵從附表6A第5段和附表7第20段的規定。公開招標本身並非法定要求，第3.1段只是說管委會和負責人「在切實可行的情況下」應考慮採購的性質後採取公開招標或作其他公開方式宣傳，例如在本地報章或網站宣傳，以增加投標競爭性及減低圍標的風險。

分拆合約是明文紅線。《工作守則》第3.2段訂明，管委會和負責人不可純粹為了避免遵從條例第IV部第5分部的規定，而把一份價值本應較高的採購合約分拆出另一份採購合約。條例第28J條把「有關採購合約是否從另一合約中分拆出來，而分拆的唯一目的是為了降低合約的價值，從而規避遵守法定的採購規定」列為法庭判斷合約效力時的考慮因素之一。《常見問題》問201說明，業主如懷疑法團分拆合約，可向法庭提出申請要求就該等小額合約是否有效發出聲明；假如合約是以欺詐或舞弊方式取得，必須向警方或廉政公署舉報。

緊急工程不是免招標的理由。《常見問題》問200答：「如採購屬第1類大額採購、第2類大額採購及大型維修工程採購，必須以招標承投方式取得。法團不可省免緊急工程的招標規定。」可以豁免的只是「最低招標數目」：按附表6A第5(4)段，第1類大額採購可藉管委會決議豁免，第2類大額採購及大型維修工程採購則須藉法團決議豁免；在沒有法團的情況下，經理人可藉業主決議豁免（附表7第20(4)段）。問200亦提到，法團可就緊急工程或維修工作擬定一份預先核准資格的服務供應商名單，以盡量縮短採購所需的時間。

另有一項容易被忽略的披露要求。《工作守則》第3.4段訂明，如招標工作牽涉由政府部門或機關發出的法定通知、命令或指示（統稱政府修葺令）所訂明的強制性工程，應在兩個時點向業主提供該等資料：在草擬招標書之前（例如收到政府修葺令後張貼於大廈顯眼處、提供副本予管理處供業主查閱），以及在有關決議進行投票前（例如把副本夾附在有關標書進行表決的會議通知上）。

利益申報（附表6B）與大型維修的會議規定（附表6C）

就三類採購，管委會的參與者（包括委員，以及可能不屬委員的秘書或司庫）必須符合附表6B指明的申報規定。須申報的利益包括：與已提交的投標書有任何金錢或個人利害關係；與已提交投標書的人有任何根據條例第2(5)條定義的關連。如採購屬大型維修工程，管委會的參與者亦須就已提交的投標書作出並無利害關係或關連的申報，並須在首次納標會議（即考慮該項採購投標書的首次法團業主大會）舉行前作出。採購負責人（即經理人，或慣於或有責任按照經理人指示行事的人）另須就與管委會委員／業委會委員的往來及關連作出申報。

申報有指定的做法：須以指明格式作出（《指南》附錄14為管委會參與者範本，附錄15為採購負責人範本）；向管委會主席或秘書作出，如申報者本身是主席則向秘書申報、本身是秘書則向主席申報，如因職位懸空等原因不可行，則須向申報者以外每一位管委會委員申報。申報可以印本或電子形式送出，但如以電子形式送出，須先獲得收件人同意（條例第2F(2)條）。

申報之後有一連串程序。管委會須在申報當日後7日內，在建築物顯眼處展示申報通知至少連續7日，通知須指出有關採購及相關投標書、指明申報者是否擔任管委會的特定職位及該職位為何，並載有陳述說明根據附表6B查閱該申報副本的權利。申報文本須在申報後的首次採購會議上提交管委會，申報通知副本須夾附於該次會議的過程紀錄。

限制的範圍需要看清楚。作出了利益申報的管委會參與者，不得參與就該項採購提交的任何投標書的評核，或任何關於該項採購的商議或其他活動；亦不得主持或以其他方式出席有關該項採購的管委會會議，並且不得計入關乎該項採購的管委會會議的法定人數。如藉管委會決議或法團決議予以豁免（會議上須給予理由，而會議紀錄須載有該理由），該申報者仍可出席及主持有關會議——但豁免只及於出席及主持。《常見問題》問193寫得很清楚：「儘管如此，申報人仍然不得投票及不會被計入會議的法定人數。」換言之，即使獲豁免出席，申報者仍不得就任何有關採購的管委會決議投票，須在表決時避席，法定人數亦不會因為他在場而湊夠。

大型維修工程採購另有附表6C的會議規定。會議通知中有關該擬議決議的陳述，須以「重要提示」（中文）及「Important Reminder」（英文）為標題；會議通知須就有效的每份標書，清楚列出估計須就該採購而從建築物管理基金撥款的金額，以及除基金撥款外估計每名業主須就該採購分攤繳付的款項。如會議關乎大型維修工程採購合約的更改、終止或廢止的決議，而管委會因此預期有財務方面的法律責任，有關會議通知同樣須列出這兩項數字。

表決方面，須符合親自投票門檻，即至少5%的業主或100名業主（較少者為準）須親身投票通過相關決議。如業主是法人團體，可經由授權自然人代表其在會議上投票，視為「親自投票」；如法人團體業主通過委任代表投票，則不會計入親自投票。管委會須確保會議紀錄分別載有「親自投票」及「由代表投票」的總票數；除非主持會議的人信納會議紀錄已分別載有這兩項總票數，否則不得核證該會議紀錄。如法團會議考慮大型維修工程採購決議，管委會須在會議日期後28日內，以印本或電子形式向每名業主及租客代表提供經核證會議紀錄副本（以電子形式送出須先獲收件人同意）。

一般法團業主大會的通知期為附表3訂明的至少14天：管委會秘書須在法團業主大會日期至少14天前向每一名業主及租客代表發出會議通知；14天的通知期包括發出會議通知當日，但不包括會議舉行當日，公眾假期及星期六、日也計算在14天內。委任代表的文書，以及法人團體業主的授權通知，均須在會議舉行時間至少48小時前送交管委會秘書。

《供應品、貨品及服務採購工作守則》寫了甚麼

《工作守則》由民政及青年事務局局長根據條例第44(1)(a)條發出，現行版本由二零二五年七月十三日起生效，分六個部分：1.0引言、2.0行為守則、3.0擬備招標書、4.0收集和開啟標書、5.0考慮和決定是否採納標書、6.0簽訂合約。

第4部分的操作要求相當具體：如以實體方式接收標書，應規定標書必須密封並放進專為裝載標書而設的堅固箱子，箱外註明「投標箱」字樣；投標箱須雙重上鎖、牢固地放置在建築物內顯眼處，兩條鎖匙建議分開保管。守則寫明「所有標書須在最少三名管委會或業主委員會（業委會）委員在場見證下同時開啟」，並由該等人士在每份標書上簽署和註明日期。如設置實體投標箱不可行，可接受人手遞交或郵寄到法團註冊辦事處或經決議指定的地點。

第5部分處理決定與表決。第5.1段：屬第1類大額採購的，所有收到的標書須交予管委會或業委會決定是否採納。第5.2段：屬第2類大額採購或大型維修工程採購的，所有收到的標書必須由法團決議或業主決議決定是否採納。第5.3段：有關決議須以過半數票通過；假如可供選擇的方案超過兩個，而沒有方案於第一輪投票中取得過半數票，業主大會須進行第二輪投票，守則列舉三種可行方法——逐步淘汰（每輪淘汰得票最少的方案）、初步甄選（取得票最多的兩個方案再投）、確認（第二輪確認第一輪得票最多的方案）。第5.4段重申大型維修工程採購的親自投票門檻。第5.6段建議在通過批出顧問合約／工程合約後，以書面方式通知所有投標者、業主和住戶投標結果。

守則的建議條款分散在不同部分，查閱時要對準段號：誠信和反圍標條款屬第3.3段，建議加入招標文件，並可參考廉政公署《樓宇管理實務指南》的範本；道德承擔條款屬第6.2段，建議加入合約，並可參考廉政公署《物業管理公司防貪指南》附錄10的範本。第5.5段則建議參閱《物業管理公司防貪指南》，了解舉行業主會議（包括處理委任代表文書）時常見的貪污風險、防貪警示及預防措施。

第6.1段關乎簽約時間：「為減少因於極短時間內與供應商／承辦商簽訂合約而可能引起的糾紛，如有關採購屬於第2類大額採購或大型維修工程採購，管委會或負責人應視乎情況，考慮在業主大會通過有關決議後至少一個月，才與供應商／承辦商簽訂合約。」這一段用的是「應視乎情況，考慮」，屬建議性質，官方頁面沒有訂明不跟從的具體後果。

《工作守則》的法律地位由條例本身界定。條例第28A(2)條訂明，任何法團訂立的採購合約，不會單純因為不符合工作守則所指明的標準及準則而無效；第44(2)條訂明，法團不遵行工作守則，此事本身並不會使法團遭受任何種類的刑事法律程序，但未有遵行工作守則的行為，在任何民事或刑事的法律程序中，均可有助於確定或否定有關法律程序中所爭論的法律責任。《常見問題》問212及問213重述同一立場。

未成立法團的大廈：附表7第2部

條例的採購規定不只管法團。對於未成立法團、由公契經理人管理的大廈，相應規定載於附表7——即公契的強制性條款。按條例第34E條，附表7的條文須隱含地納入在第34D條所訂明的關鍵日期之前、該日或該日之後訂立的每一份公契內。

附表7第2部列明採購供應品、貨品或服務的規定，其中第12至14段列明同樣的三種類別（第1類大額採購、第2類大額採購及大型維修工程採購），定義同樣參照條例第2D及2E條，上述類別的採購必須以招標承投方式進行。第2部第3分部（第15至20段）是投標規定，內容與法團一方大致相同：招標承投的文本須清楚列明物品或服務的性質、在顯眼處展示、訂明一個指明日期的指明時間並說明在該時間之後再不可提交投標書，以及視乎採購價值邀請特定數目的供應商投標——門檻與法團相同，超過$200,000至少5名，超過$10,000但不超過$200,000至少3名。第2部第4分部是申報規定。

分別在於誰人拍板。按《常見問題》問245，如採購屬第1類大額採購，「在符合合約規定的情況下」，經理人可決定投標書是否獲接納；如屬第2類大額採購或大型維修工程採購，須取決於法團決議（如有法團）或業主決議（如沒有法團）。問246進一步說明，經理人無權拒絕部分投標書，所有投標書均須提交法團業主大會或業主會議，經理人可選出部分投標書建議業主考慮，但採納或拒絕哪些投標書仍須由業主決定。這一點與法團一方的規則平行（《常見問題》問203）。如沒有法團而採購屬大型維修工程採購，須遵守附表7第3部第4分部的業主會議特別程序，包括同樣的親自投票門檻。

保存及查閱文件的安排，經理人一方寫得比法團一方詳細。按附表7第10段，經理人須保存所有採購文件（包括招標文件、合約文本、帳目、發票及其他相關文件），由就採購訂立合約當日起至少6年。按附表7第11段，經理人如接獲不少於5%業主的書面要求，即須准許他們在任何合理時間查閱採購文件；如任何獲准查閱文件的人提出書面要求索取副本，經理人須在28日內以印本或電子形式提供，採用印本形式可徵收合理的複印費，採用電子形式則不得就此徵收費用。另按附表7第28及36段，經理人須保存所有申報文件至少6年，並准許業主、已登記承按人，或任何由業主或已登記承按人以書面妥為授權的人，在任何合理時間查閱申報文件。

繼續聘用現任供應商的豁免同樣存在。按《常見問題》問247，如採購屬第1類或第2類大額採購，符合以下兩項準則即無須遵守招標規定：該採購所關乎的供應品、貨品或服務，與某供應商當其時為有關建築物提供的屬同一種類；並且業主藉在法團業主大會上（如有法團）或業主會議上（如沒有法團）通過的決議，決定須按該決議指明的條款及條件向該供應商取得，而非以招標承投方式取得。如採購屬大型維修工程採購，則不獲豁免。即使獲豁免招標，申報規定仍然要跟。

不遵從規定的後果，以及過渡安排

條例第28H(2)條訂出一組「必要規定」，內容按採購類別而不同，見下表。第28I(1)(a)條訂明，任何法團訂立的採購合約，並不會單純因為沒有遵行進行招標的規定，或沒有遵行藉法團業主大會決定是否接納投標書的必要規定，而屬無效。

如果法團訂立的採購合約沒有遵行必要規定，業主可以：（a）藉在法團業主大會上通過的決議廢止有關合約（第28I(1)(b)條）；或（b）向法庭申請，要求法庭就該合約是否有效作出命令（第28J(1)條）。要留意廢止的門檻：《常見問題》問216問及業主如認為採購合約的價值過高可否援引第28I(1)(b)條廢止合約，答案是「不可以。業主只可因採購合約不符合條例第28H條所列明的必要規定，而援引條例第28I(1)(b)條。」問217亦指出，採購合約如遭法團廢止，在有關決議通過前該合約可能仍然有效，因此法團可能仍須遵照合約條文，就承辦商已進行的工程、供應商所提供的服務，或承辦商所提出的申索支付款項，付款額將視乎商談結果或法庭命令而定。

在有關法律程序中，法庭會考慮個案的整體情況，包括但不限於：採購有沒有符合必要規定；合約是否符合附表6A指明的投標規定；是否符合附表6B指明的申報規定；如屬大型維修工程採購，有關法團會議是否符合附表6C指明的規定；採購是否符合工作守則；合約是否從另一合約中分拆出來而分拆的唯一目的是規避法定採購規定；採購是否急需；相關活動或工程的進度；業主有沒有得到利益或招致經濟損失及其程度；供應商是否以真誠行事，以及供應商有沒有得到利益或招致經濟損失及其程度。法庭可以宣布合約有效、宣布合約無效，或宣布合約可使無效；如法庭命令合約可由法團決定為無效，則法庭也須同時命令法團按照法庭認為適當的方式召開和舉行業主大會，以決定是否廢止合約（第28J(2)條）。

個人責任方面，《常見問題》問221說明：條例第28K條訂明，除條例第29A條另有規定外，任何人訂立不符合條例對重大採購合約的必要規定的合約，可能須就該合約引致的任何申索負上個人法律責任；第29A條訂明，管委會參與者（包括委員，以及可能不屬委員的秘書和司庫）如真誠地及以合理方式行事，則無須就有關作為或錯失承擔個人法律責任。署方並指出，有關人士是否需要負上法律責任，最終會由法庭裁決。

過渡安排值得記住。按條例第44B條，有關採購的新規定不適用於「正在進行的採購」——如某項採購的啟動日期（即法團藉管委會決議或法團決議就該項採購作出啟動決定的日期）早於2025年7月13日，新規定並不適用。不過新規定設有3年寬限期：如在寬限期屆滿時（即2028年7月12日）法團仍未就該項採購訂立合約，新規定便會由2028年7月13日起適用，法團就該項採購必須按照大型維修工程採購的招標和申報規定進行，但不需要再次召開管委會會議或業主大會以通過進行該項採購的決定。

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